各单位（部门）：

    按照《高等学校档案管理办法》（教育部国家档案局第27号令）、《江苏省高等学校档案管理办法》（苏教规【2012】5号）和《江苏海事职业技术学院档案管理办法》的规定，我校将启动2023年度档案归档工作，请各单位将2023年度产生的属于归档范围的各类文件资料，按归档要求整理好并移交档案馆，现就归档具体事宜通知如下：

一、归档范围

    2023年度全校各单位（部门）产生的各类档案，具体目录见附件1。

    特别说明：由于此次归档的是2023年度的档案，所以归档目录仍然按照2023年学校的各部门名称和职能进行分类。

二、归档要求

1.归档材料应提交盖有章印的文件原件，对于无章印文件，要求加盖部门公章证明归档出处。

2.报表、名册、图册等资料应以册（本）为单位移交。

3.所有纸质档案不用普通订书钉装订，采用回形针固定，有条件的部门可以直接用不锈钢订书钉进行装订。

4.文书类档案请以件为单位，在右上角用铅笔标明页码数，每份文件资料从1开始编写页码，直至此份文件结束，一共几页，就编到数字几，第二份文件资料再从1开始进行页码编写；教学类档案请以类别为单位，在右上角用铅笔标明页码数，例如试卷类，从第一份试卷的第一页开始编写页码，直至最后一份试卷的最后一页结束。

5.声像类档案以光盘形式移交，并在光盘封面注明产生的时间、事由（事件）及移交部门。

6.实物类档案移交时，应标明产生的时间、事由（事件）及移交部门。

7.各类档案移交时应当同时移交各类档案的详细目录。

    不符合以上归档要求的材料档案馆概不接收，将退回原部门重新整理，合格后方可办理移交手续。

三、档案移交时间

    2024年6月30日前（其中教学类档案移交时间为2024年5月1日前）

四、移交程序

1、移交手续：归档单位移交归档材料时，经办人填写《移交清单》，并经部门分管档案工作的领导审核签字后，加盖所在单位印章移交档案馆。

2、归档验收：归档材料移交时，档案馆工作人员按档案归档规范要求进行验收，验收合格后，交接双方在移交清单上签字。移交清单一式三份，由移交部门留存一份，档案馆留存两份备查。移交清单电子版发送至档案馆邮箱HSDangAnGuan@163.com。

联系电话：86176415  徐老师  刘老师

附件1：各部门归档目录各部门归档目录.zip

附件2：档案移交清单档案移交清单.xlsx

附件3：各类档案归档目录模板各类档案归档目录模版.zip

                                            档案馆

                                           2024年3月5日